Αναδιοργάνωση εσωτερικής λειτουργίας της Περιφέρειας

Τον Σεπτέμβριο του 2022 αναλαμβάνει καθήκοντα Αντιπεριφερειάρχη Διοίκησης & Ψηφιακής Διακυβέρνησης. Κάθε μεγάλος και πολυδιάστατος οργανισμός καλείται σε σταθερή βάση να έχει επίγνωση και να είναι σε εγρήγορση για το πώς η οργανωσιακή του δομή και λειτουργία υπηρετεί το όραμα, στηρίζει τους σκοπούς και ακολουθεί την αποστολή.

Με εντολή Περιφερειάρχη αναλαμβάνει το έργο της αναδιοργάνωσης της εσωτερικής λειτουργίας της Περιφέρειας. Μια αναδιοργάνωση που δεν περιελάμβανε απλά προτάσεις για αλλαγές σε διευθύνσεις και τμήματα, μετονομασίες και λειτουργικές διαφοροποιήσεις. Αφορούσε συνολικά στις στρατηγικές, στις δομές, στις διαδικασίες και τις λειτουργίες του επιχειρησιακού, κοινωνικού και νομικού (εσωτερικού και εξωτερικού) περιβάλλοντος. Ένα σύνολο προτεινόμενων αλλαγών και ένα έργο επαναπροσδιορισμού λειτουργίας με στόχο την εναρμόνιση στόχων, ανθρώπων και λειτουργιών.

Συνοπτικά, η διαδικασία εφαρμογής του σχεδίου αναδιοργάνωσης περιελαμβάνει τέσσερα (4) βασικά στάδια: 

  1. Εκτίμηση της τρέχουσας κατάστασης (υπηρεσίες, οικονομικά στοιχεία, οργανόγραμμα, διαδικασίες, SWOT analysis),
  2. Αναγνώριση στόχων αναδιοργάνωσης και προετοιμασία του σχεδίου εργασιών (καταγραφή στόχου αναδιοργάνωσης, κατάρτιση πλάνου ενεργειών, συζήτηση, αποδοχή και υιοθέτηση του πλάνου από τα στελέχη και τους εργαζόμενους, επικοινωνία του οράματος, προετοιμασία στελεχών και προσωπικού για τη διαδικασία της αλλαγής),
  3. Εντοπισμός των δυσλειτουργιών, των αλληλοεπικαλύψεων και των κενών στις ροές διαδικασιών καθώς και η καταγραφή των διεργασιών που μπορούν να ψηφιοποιηθούν σύμφωνα με τις ανάγκες των υπηρεσιών,
  4. Προτάσεις, επισημάνσεις, τεκμηριωμένες προτεινόμενες αλλαγές.

Σε όλα τα στάδια της ανασχεδιαστικής διαδικασίας επιδιώχθηκε η συμμετοχή όλου του ανθρώπινου δυναμικού της ΠΔΕ, προκειμένου οι επιχειρούμενες αλλαγές να ανταποκρίνονταν στα διαγνωσθέντα προβλήματα και να αποτυπωσουν ουσιώδη και ρεαλιστικά συμπεράσματα.

Συνεπώς, η όσο το δυνατόν ευρεία και σε βάθος συμμετοχή των στελεχών της Περιφέρειας έκανε τη συλλογή περισσότερο πλούσια και τις προτάσεις περισσότερο εμπεριστατωμένες. Όσον αφορά την εσωτερική λειτουργία της Περιφέρειας η ανάγκη διασφάλισης ενός αξιοκρατικού συστήματος διαχείρισης των ανθρωπίνων πόρων, η άρτια και σαφής κατανομή αρμοδιοτήτων, η ανάλυση και ο σχεδιασμός των ροών εργασιών και διαδικασιών ενδοεπιχειρησιακά, αλλά και μεταξύ συνεργαζόμενων υπηρεσιών και φορέων, αποτελούσε βάση του σχεδιασμού και της παρέμβασης.

Το πρώτο μέρος της ανωτέρω διεργασίας περιελάμβανε τη διεξαγωγή προσωπικών συνεντεύξεων με την πολιτική ηγεσία, τους γενικούς διευθυντές και διευθυντές ή προϊσταμένους των ανεξάρτητων ή αυτοτελών δομών. Στη συνέχεια, προγραμματίστηκαν ομάδες εστιασμένης συζήτησης (focus groups) με Διευθυντές και Τμηματάρχες των Γενικών Διευθύνσεων, ενώ στις περιπτώσεις που κρίθηκε ωφέλιμο, αξιοποιήθηκε η μέθοδος της επιτόπιας έρευνας πεδίου σε υπηρεσίες με σκοπό την πληρέστερη κατανόηση της υφιστάμενης κατάστασης και την ανάδειξη σημείων ανάπτυξης και βελτίωσης. Το δεύτερο μέρος της συμμετοχικής διαδικασίας περιελάμβανε μία ανοιχτή δημόσια διαβούλευση του σχεδίου πρότασης ΟΕΥ και των διαδικασιών λειτουργίας των υπηρεσιών με συμμετέχοντες το σύνολο των στελεχών της Περιφέρειας.

Το Σεπτέμβριο του 2021 ολοκληρώθηκαν οι διαδικασίες οργανωσιακού ανασχεδιασμού της ΠΔΕ με βάση το έργο «Αναδιοργάνωση εσωτερικής λειτουργίας, καταγραφή – απλοποίηση διαδικασιών – ροών» που βρισκόταν από τον Σεπτέμβριο του 2020 σε πλήρη εξέλιξη, παραλαμβάνοντας τα παραδοτέα από τον Ανάδοχο. Με βάση τα παραδοτέα συνεχίστηκε η διαβούλευση με τους ενδιαφερόμενους καθώς επίσης πραγματοποιήθηκαν επαφές με την Αποκεντρωμένη Διοίκηση και αλληλογραφία με το Υπουργείο Εσωτερικών για την σύνταξη της τελικής εισήγησής και ψήφισης του νέου οργανισμού από το Περιφερειακό Συμβούλιο. Στις 29 Νοεμβρίου η εισήγηση αποστάλθηκε στην Εκτελεστική Επιτροπή όπου εγκρίθηκει στις 1 Δεκεμβρίου 2021 . Στις 17 Δεκεμβρίου το θέμα εισήχθηκε προς ψήφιση στο Περιφερειακό Συμβούλιο όπου καταψηφίσθηκε.

Η αντιπολίτευση καταψήφισε έναν οργανισμό που για πρώτη φορά δεν συντάχθηκε από μια Περιφερειακή αρχή και υπηρεσιακούς παράγοντες. Μεσολάβησε, για πρώτη φορά μια χρονοβόρα διαδικασία με ευθύνη και καθοδήγηση του Πανεπιστημίου Πελοποννήσου. Με τη διαμεσολάβηση δηλαδή ενός Πανεπιστημιακού Ιδρύματος που είχε την εγκυρότητα και τη γνώση να μελετήσει την υφιστάμενη κατάσταση, να διακρίνει προβλήματα και δυσλειτουργίες, να οργανώσει και εξαντλήσει τις δυνατότητες διαβούλευσης με όλους τους ενδιαφερόμενους, να παραμείνει ανεπηρέαστο και να απομονώσει ενδεχόμενες προσωπικές φιλοδοξίες και παρεμβάσεις από οποιονδήποτε.

Τέλος να καθοδηγήσει τις διαδικασίες συνδιαμόρφωσης ενός Οργανισμού λειτουργίας που απαντούσε στις ανάγκες του αύριο, που εξαλείφει κακώς κείμενα του παρελθόντος με ξεκαθάρισμα και ομογενοποίηση των διαδικασιών, με ενσωμάτωση νέων αρμοδιοτήτων, με διαμόρφωση συνθηκών που προσφέρουν εξάλειψη της γραφειοκρατίας, μείωση του χρόνου διεκπεραίωσης των αιτημάτων των πολιτών και τέλος με τη διαμόρφωση ενός οργανωτικού σχήματος που είχε την ετοιμότητα να υποδεχθεί τη ψηφιακή μετάβαση στην τροχιά της οποίας κινείται με σταθερά βήματα η Περιφέρεια Δυτικής Ελλάδας.